Usi ancora il book delle prenotazioni ?
Sviluppo software per il mondo della Ristorazione da quasi tre anni e ho collaborato con tanti di imprenditori del settore.
Lasciatemi fare una affermazione un po’ forte, che comunque non vuole offendere nessuno, e che cercherò di argomentare senza diventare troppo noioso :
Chi oggi nel settore della ristorazione usa ancora la vecchia agenda cartacea e non si dota di un sistema gestionale per raccogliere le prenotazioni sta rimettendo soldi senza rendersene conto.
Per semplificare il ragionamento supponiamo che abbiate un locale che ha spesso la fila alla porta, questo per escludere tutte le motivazioni legate al marketing e analizzare solo quelle gestionali.
Vi porto due semplici considerazioni, basate sui numeri, per farvi capire che la mia affermazione è incontestabilmente vera.
Prendiamo un locale medio / piccolo, dove ci rendiamo conto che il beneficio può risultare più nascosto :
• 15 tavoli da 2 a 4 persone
• 6 tavoli da 4 a 6 persone
• 2 tavoli da 6 a 10 persone
Una capacita variabile quindi da 76 ( 30 + 24 + 12 ) a 116 ( 60+36+20 ) persone. Ci hai mai pensato, sicuramente sì, ma la vera domanda è come fai a gestirla ? Se usi la carta la non la gestisci o, più precisamente, la gestisci male.
Proviamo ad approfondire….
Stiamo parlando di un locale che riceve circa 40 prenotazioni al giorno, più di 1000 al mese.
Prima considerazione : i clienti che utilizzano TableTake da più di un anno ricevono il 40% delle prenotazioni via Web, questi numeri vengono pubblicizzati anche da prodotti concorrenti e quindi riteniamo possano essere attendibili.
Una prenotazione telefonica in media dura 2 minuti, quindi chi si occupa delle prenotazioni sta più di 2000 minuti al telefono ogni mese.
Siete sempre pieni e quindi ricevere almeno il 40% di telefonate di clienti a cui dite che non avete posto. Telefonate che durano 1 minuto solamente… altri 800 minuti
2800 minuti al mese sono 47 ore
Il 40% di 47 ore è 19 ore… 19 ore al mese che passate al telefono e che con un servizio che costerebbe circa 100 euro al mese potreste evitarvi.
100€ diviso 19 = 5€ circa ora questa è la cifra che vi state pagando per stare al telefono a prendere prenotazioni e che i clienti farebbe volentieri in autonomia utilizzando uno strumento moderno.
Come imprenditori siete dei pessimi pagatori di voi stessi, ma soprattutto state bloccando 10 ore al mese per attività che potresti impiegare diversamente
Ma non ho ancora finito di maltrattarvi …
Se non avete un sistema che in tempo reale vi dà la capacità esatta della sala come fate ad ottimizzare le presenze ?
La risposta la so già : ”faccio il conto dei prenotati !”
Abbiamo però appena detto che possono variare da 76 a 116.
Riempire il ristorante fino all’ultimo tavolo, ottimizzando l’occupazione dei tavoli non è facile, soprattutto quando la sala è piena all’80% e voi ricevete disdette e richieste di prenotazione ogni minuto.
O avete una calcolatrice al posto della testa o ci andate vicino, ma non potete essere precisi all’unità.
Alla fine vi ridurrete a prendere le prenotazioni come arrivano e magari mettete 4 persone in un tavolo da 6 perché i tavoli da 4 sono finiti e non ve ne siete accorti. Potevate rifiutare la prenotazione da 4, ne sarebbe arrivata una più numerosa, ma quando la avete ricevuta non conoscevate esattamente l’occupazione della sala e pensavate di avere ancora un tavolo da 4 libero.
Avere una situazione aggiornata in tempo reale della sala e dei tavoli disponibili vi permette sicuramente di guadagnare diversi coperti in più ogni giorno di pienone !
Supponiamo che i giorni di pienone siano solo 8 al mese e che i coperti guadagnati da una gestione ordinata siano 3 ogni giorno, parliamo di 24 coperti al mese in più. Sono stato molto basso con le stime per evitare che questo articolo sembrasse uno slogan.
Ho almeno altre 3 motivazioni squisitamente economiche che giustificano l’adozione di TableTake, economicamente molto più forti, ma che non hanno un impatto immediato e tangibile come quella che vi ho appena descritto :
• La conferma con il link per disdire in autonomia o l’invio del promemoria riduce i no-show e vi salva almeno qualche tavolo al mese
• Il marketing mirato a portare clienti nei giorni più vuoti può cambiarvi letteralmente la vita
• Una sapiente gestione del doppio turno sui tavoli che arrivano presto permette di aumentare molto gli incassi e farlo con la carta è un vero delirio.
Se usate ancora carta e penna e cominciate a pensare che avete sottovalutato i benefici dell’uso della tecnologia per la gestione delle prenotazioni del vostro locale… AVETE RAGIONE, state guadagnando meno e lavorando più del necessario.
Umberto Angelini